RecMan har en API integrasjon mot Xledger for enkel og effektiv overføring av faktura og kreditnota.
Koble RecMan & Xledger med API-nøkkel
For at komme igang med integrasjonen trenger man først hente ut en API-nøkkel fra Xledger som deretter legges in i RecMan. Instruksjonen her nedenfor viser dette trinnvis.
Opprette API-nøkkel i Xledger
- Når du er logget in som administrator i Xledger går du til administrasjon i hovedmenyen
- Velg Tilgangskontroll
- Velg GraphQL
- Trykk på API-tokens og så på grønn knapp «Generate new token»
- Gi API nøkkeln et navn, f.eks RecMan
- Velg «Select all» på «Read» og «Write»
- Trykk så på «Generate token» for at få ut API nøkkel. Kopier denne for at så ta med deg til RecMan, se steg videre lengre ned her.
Aktiver Xledger API integrasjonen og legg til API-nøkkel i RecMan
- Gå til Systeminnstillinger -> Økonomi i RecMan
- Trykk på «Fakturaeksport»
- Velg «Xledger API»
- Velg avdeling som du ønsker at opprette integrasjonen mot.
- Lim in API-nøkkel fra Xledger og trykk «Lagre»
- Velg så om du ønsker eksportere «Ordre» (om du skal fakturere fra Xledger) eller «Faktura» (om du skal fakturere fra RecMan og kun bruke Xledger til bokføring).
Still in produkter i RecMan
Produktoppsett
For at få en korrekt overføring til Xledger trenger man at stille in produkter i RecMan så de samsvarer med oppsett som gjelder i Xledger.
Gå til Økonomi i Hovedmeny og så videre til «Produkter» i blå meny.
Viktigt å tenke på er at man legger in riktig Kredit- og debitkonto og mva kode.
MVA koder (Standard)
| Beskrivelse | MVA kode | MVA sats % |
| Beløpet er med mva | 2 | 25% |
| Beløpet er uten mva | 2 (2N – Legg in mva kode 2, så legger RecMan på «N» automatisk når eksport gjennomføres. Viktigt at mva-sats settes til 0 i RecMan) | 0% |
| For bruk der moms er fritatt. | 20 | 0% |
| Brukes mot utenlandske kunder | 27 | 0% |
| Utenfor avgiftsområde | 29 | 0% |
| For middels sats | 21 | 15% |
| For lav sats | 22 | 12% |
Eksporter faktura fra RecMan til Xledger
For at eksportere en eller flere faktura til Xledger, så går du først til Fakturaoversikten i RecMan.
- Velg først en eller flere faktura du ønsker at overføre.
- Trykk så på Xledger API for at starte overføringen. Du får en bekreftelse når overføringen er gjennomført eller om det er noen feil du må rette på.
- Etter overføring så kan du se skyen ved siden av fakturalinjen som indikerer om faktura har blitt overført.
Hva blir eksportert?
Kundinformasjon
- Navn
- Org nr
- Adress
- Epost
- Telefonnr
Projektinformasjon
- Projekt nr
- Navn
Fakturainfo
- Produkt nr
- Produktnavn
- Mva kod
- Kreditkonto
- Pris per enhet
- Antall
- Kundens referens (hentes fra prosjekt i RecMan)
- Vår referens (hentes fra prosjekt i RecMan)
Kreditnotainfo
- Produktnr
- Produktnavn
- Mva kod
- Kreditkonto
- Debit konto
- Pris per enhet
- Antall
- Kundens referens (fra prosjekt i RecMan)
- Vår referens (fra prosjekt i RecMan)
Eksempel på feilmeldinger
Kunde mangler epostadresse:
Løsning:
Sjekk så riktig epostadresse ligger inne på kunde i CRM under bedriftinformasjon
